CONTINUACIÓN DE LAS 5S

Estas 5S las aplicariamos en nuestro sitio de trabajo asi:

SEIRI: En nuestra especialidad aplicamos esta 5S al clasificar los archivos segun su tipo y asi obtendriamos mas control de estos.

SEITON: Todo archivisra debe tener cada documento archivado en su lugar pero no solo para los archivos si no en nuestro sitio de trabajo.

SEISO: Mantener el sitio de trabajo  adecuadamente limpio no tirando papeles, recogiendo la basura etc

SEIKETSU: Si aplicamos las anteriores 5S lograremos un ambiente de trabajo agradable,limpio, organizado y brindar una buena imagen.

SHITSOKE: Todo profesional archivista teniendo una buena disciplina en su sitio de trabajo lograra un mejor desempeño y asi dara una buena imagen tanto alos clientes internos y externos.

LAS 5S

LAS 5S

El objetivo de estas 5S es lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral.  

Clasificación. (Seiri): Es la primera de las cinco fases. Consiste en identificar los elementos que son necesarios en el área de trabajo, separarlos de los innecesarios y desprenderse de estos últimos, evitando que vuelvan a aparecer. Asimismo, se comprueba que se dispone de todo lo necesario.



Algunas normas ayudan a tomar buenas decisiones:


• Se desecha (ya sea que se venda, regale o se tire) todo lo que se usa menos de una vez al año.


• De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta (por ejemplo, en la sección de archivos, o en el almacén en la fábrica).


• De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos (típicamente en un armario en la oficina, o en una zona de almacenamiento en la fábrica).


• De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por día se deja en el puesto de trabajo.


• De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora está en el puesto de trabajo, al alcance de la mano.

• Y lo que se usa al menos una vez por hora se coloca directamente sobre el operario.


Orden (Seiton):



Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.


Se pueden usar métodos de gestión visual para facilitar el orden, identificando los elementos y lugares del área. Es habitual en esta tarea el lema (leitmotiv) «un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar». En esta etapa se pretende organizar el espacio de trabajo con objeto de evitar tanto las pérdidas de tiempo como de energía.


Normas de orden:


• Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad, objetos pesados fáciles de coger o sobre un soporte).


• Definir las reglas de ordenamiento.


• Hacer obvia la colocación de los objetos.


• Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario.


• Clasificar los objetos por orden de utilización.


• Estandarizar los puestos de trabajo.



Limpieza. (Seiso):



Una vez despejado (seiri) y ordenado (seiton) el espacio de trabajo, es mucho más fácil limpiarlo (seiso). Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad y en realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalías o el mal funcionamiento de la maquinaria.


Normas de limpieza:


• Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalías.


• Volver a dejar sistemáticamente en condiciones.


• Facilitar la limpieza y la inspección.


• Eliminar la anomalía en origen.

Limpieza. (Seiso):



Una vez despejado (seiri) y ordenado (seiton) el espacio de trabajo, es mucho más fácil limpiarlo (seisō). Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y en realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado operativo. El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso anomalías o el mal funcionamiento de la maquinaria.


Normas de limpieza:


• Limpiar, inspeccionar, detectar las anomalías


• Volver a dejar sistemáticamente en condiciones


• Facilitar la limpieza y la inspección


• Eliminar la anomalía en origen

 Estandarización. (Seiketsu):


Consiste en detectar situaciones irregulares o anómalas, mediante normas sencillas y visibles para todos.


Aunque las etapas previas de las 5S pueden aplicarse únicamente de manera puntual, en esta etapa (seiketsu) se crean estándares que recuerdan que el orden y la limpieza deben mantenerse cada día. Para conseguir esto, las normas siguientes son de ayuda:


• Hacer evidentes las consignas «cantidades mínimas» e «identificación de zonas».


• Favorecer una gestión visual.


• Estandarizar los métodos operatorios.


• Formar al personal en los estándares.

asistencia en organización de archivos: ESTRUCTURA CURRICULAR

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PRODUCTIVIDAD

Es la razón entre el monto obtenido de un producto y los factores empleados para ello. Por ejemplo, tiempo de trabajo entre producción total, es decir, es la cantidad de bienes y servicios finales por unidad de capital humano, capital físico y recursos naturales empleados en su producción

La productividad es el valor del rendi¬miento de una unidad de mano de obra o de capital. Depende a su vez, de la calidad y las características de los productos (los cuales determinan los precios que se pueden asignar) y la eficiencia con que se manufacturan.

La productividad es a la larga, el determinante primordial del nivel de vida de un país y del ingreso nacional por habitante. La productividad de los recur¬sos humanos determina los salarios y la productivi¬dad proveniente del capital determina los beneficios que obtienen para los propietarios del mismo.

Pero, ¿quiénes hacen posible la productividad? En el centro de todo esto, están las personas. Las organizaciones cada día entienden más la necesi¬dad de sustentar en la gente sus procesos de desa¬rrollo, considerando que solo a través del despliegue del talento humano se pueden generar caminos sos¬tenibles hacia la excelencia. Por eso las personas son el “corazón” de las organizaciones.

ESTRUCTURA CURRICULAR

INTRODUCCION

El programa Técnico en “Asistencia en Organización de Archivos”, se creó para brindar al sector productivo Terciario o de Servicios en el Área de los Archivos, la posibilidad de incorporar personal con altas calidades laborales y profesionales que contribuyan al desarrollo económico, social y tecnológico de su entorno y del país.


El SENA es una de las instituciones educativas que ofrece el programa con todos los elementos de formación profesional, sociales, tecnológicos y culturales, metodologías de aprendizaje innovadoras, acceso a tecnologías de última generación, estructurado sobre métodos más que contenidos, lo que potencia la formación de ciudadanos librepensadores, con capacidad crítica, solidarios y emprendedores.


COMPETENCIAS A DESARROLLAR

• Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.
• Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la política institucional.
• Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales.
• Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la organización.
• Promover la interacción idónea consigo mismo, con los demás y con la naturaleza en los contextos laboral y social.

Otras competencias que desarrolla un Asistente en Organizacion de Archivo, son las siguientes:

• Técnicas de archivo.
• Técnicas de oficina.
• Digitación o mecanografía. 
• Uso apropiado del teléfono.
• Manejo y organización de la agenda.
• Redacción de correspondencia general, comercial y administrativa.
• Manejo adecuado de documentos.
• Conocimiento y dominio del idioma del país.